Pandemija COVID -19 uticala je na celo tržište rada, što je zahtevalo razne promene unutar timova, kompanija i organizacije rada u celini. Jedno od ključnih pitanja koje se postavljalo kroz sve ovo vreme jeste: „Kako motivisati zaposlene u krizno vreme?“.
Ovo je bila i tema panel diskusije na konferenciji HR EXPERIENCE u kojoj su učestvovale: Marija Božović, HR direktor Mozzart-a, Borka Mršić, HR menadžer Bosch-a, Jelisaveta Obradović, menadžer razvoja ljudskih resursa DM drogerie i Sonja Bunčić, talent Manager iz Levi9. Moderator ovog panela je bila Tanja Ikić, šef ljudskih resursa Infostud grupe.
Komunikacija, eksperimenti i poruke nade
Sonja Bunčić, iz Talent tima kompanije Levi 9 je sažela glavne pouke iz poslednjih 15 meseci krize, u tri aspekta sa kojiima će se, pretpostavljamo i većina ljudi koji se bave ljudskim resursima složiti:
– Komunikaciju bih, naravno, izdvojila jer se pokazala krucijalnom za uspešno poslovanje. Međutim, istakla bih važnost nečega što sam ja lično naučila, a i naša kompanija, a to je da treba da budemo odvažniji u eksperimentisanju u vezi sa organizacijom i načinima rada. Rad od kuće kao deo organizacije rada, recimo, bilo je nešto što smo dugo želeli da probamo ali se nismo u potpunosti odvažili na taj eksperiment dok nas nije na to naterala pandemija. Treća važna stvar je da i u kriznim okolnostima, pored komunikacije o teškim realnostima, treba da govorimo i o onom dobrom, da komuniciramo poruku nade – rekla je Sonja.
Razgovor o promenama koje su kompanije, zaposleni i HR timovi iskusili i na koje načine su HR timovi motivisali zaposlene Tanja Ikić je počela pitanjima u vezi sa samim početkom pandemije. Sve četiri učesnice panela su rekle da su njihove kompanije uvidele neizbežnost krize, ali da naravno nisu tačno znale šta će se dogoditi. Na vreme prateći informacije iz drugih zemalja kao i preporuke date na državnom nivou, dočekale su prvi dan vanrednog stanja sa uspostavljenom organizacijom rada na daljinu, u meri u kojoj je to bilo moguće zavisno od vrste poslovanja i sektora, kao i sa adekvatnim zaštitnim merama za ljude koji su morali ostati na svojim radnim mestima. Postojala je doza zbunjenosti ali i odlučnosti da se organizacije i ljudi pripreme za različite scenarije krize, uspostavljeni su interni krizni štabovi, i prioritet je bila jasna i transparentna komunikacija sa zaposlenima, kako bi oni tačno znali šta se dešava i koji su planirani odgovori na krizu.
U kompaniji Mozzart već u februaru, kada je postalo jasno da nije pitanje da li, već kada će pandemija pogoditi i nas, pripremljen je akcioni plan sa četiri scenarija za različite pretpostavljene nivoe krize, rekla je Marija Božović:
– Na samom početku marta svi zaposleni su imali priliku da imaju uvid šta je planirano u okviru kog scenarija. Prvi dan vanrednog stanja je bio i prvi dan rada od kuće za back office poslove za koje je to bilo moguće, a što se tiče naših poslovnica, 450 uplatnih mesta, na vreme je pripremljeno sve što je bilo potrebno: od konkretnih uputstava, mera zaštite, sredstava za higijenu i dezinfekciju, te smo spremno sačekali celokupnu situaciju. Veoma je važno da u tako kriznim situacijama, gde je dosta toga neizvesno, zaposleni imaju sve potrebne informacije, kako se ne bi pojavila bespotrebna panika među ljudima. Važno je da znaju da postoji plan i da znamo šta, kako i zašto ćemo raditi – naglasila je Marija Božović.
Jelisaveta Obradović iz DM drogerie je istakla da je u prvom periodu osim kriznog štaba, menadžmenta i ljudskih resursa, ključna bila podrška informatike koja je veliki broj zaposlenih sredinom marta prebacila na “remote working” u celom koncernu. Posebna pažnja je poklonjena i uputstvima i logistici potrebnim za zaposlene koji su ostali na svojim radnim mestima, kako bi njihovo zdravlje bilo sačuvano.
– S obzirom na oblast poslovanja, naša kompanija je bila i jedna od prvih koja je svojim radnicima dala dovoljan broj maski, a dobili su i poklon pakete sa sredstvima za higijenu i dezinfekciju kako bi podržali i zdravlje njihovih porodica. Snimali smo reportaže rada u novim okolnostima, ohrabrivali zaposlene i stavljali fokus i na mentalno zdravlje – rekla je Jelisaveta Obradović.
Prilagodljivost kao odlika mentaliteta
Borka Mršić, iz Bosch-a je podelila iskustvo te velike internacionalne kompanije koja je imala prednost da dobije većinu informacija iz sveta pre nego što je kriza pogodila Srbiju, ali je takođe istakla izazove rada na dve lokacije: jednoj, novobeogradskoj, koja je relativno lako prešla na rad van kancelarija za većinu zaposlenih i druge, u fabrici, gde je proizvodni proces morao da opstane, te je akcenat stavljen na bezbednost i zdravlje ljudi na radnim mestima.
S obzirom da ju je početak kovid krize u našem delu sveta zatekao u Nemačkoj, Borka je imala priliku da uporedi reakciju zaposlenih u Srbiji i toj zemlji. Njen utisak je da su naši zaposleni imali bolji odgovor na krizu.
– Lako se prilagođavamo stresnim situacijama, ne želim da kažem da je dobro što smo se možda navikli na stres, ali smo spremniji po nekoj prirodi stvari, takvog smo mentaliteta, da li zbog istorije, ali smo spremniji i bolje smo se snašli – ocenila je Borka Mršić. Ona je ovaj svoj zaključak potvrdila i kroz kontakte koje je HR imao i kontinuirano ima sa zaposlenima ali u kojima se nije dešavalo da se zaposleni žale na strahovanja.
– Naši zaposleni su veoma dobro reagovali na to da ništa ne krijemo i da znaju da neko ko rukovodi kompanijom može adekvatno odreagovati na razne izazove – istakla je ona.
Brige o sigurnosti posla
Na pitanje Tanje Ikić o aspektu finansijske sigurnosti, odnosno nesigurnosti u doba pandemije, učesnice panela su istakle da su njihove kompanije od prvog dana komunicirale da neće biti otpuštanja, a da su zapravo, 2020. godinu završile sa dobrim ili čak izuzetnim rezultatima i povećanim brojem zaposlenih.
– Prvi zadatak našeg vođstva bio je da na pravi način interpretiraju novu realnost i da tu novu interpretaciju ponude zaposlenima. Pored situacije u kompaniji to je značilo i razgovarati sa klijentima. Naše poslovanje je pružanje usluge klijentima, a oni sami imaju svoju vizuru kako će situacija uticati na njihovo poslovanje a posledično i na saradnju sa nama. Bili smo maksimalno otvoreni, iskreni i empatični i delili smo razmišljanja kako naš biznis može dalje da se razvija ako sve pođe po zlu – objasnila je Sonja Bunčić iz Levi9 ističući da je zapravo u prvim mesecima rada od kuće podignuta efikasnost zaposlenih i da je kompanija ostvarila odlične rezultate i povećala broj zaposlenih.
– Jasan stav da se ne razmatra smanjivanje broja ljudi je bila informacija koja je iskomunicirana zaposlenima, i to ne samo u Srbiji, već u svim zemljama gde radimo, a to je 4.500 ljudi u okviru Sistema – rekla je ispred kompanije Mozzart MarijaBožović.
Ona je naglasila da je u vreme vanrednog stanja kada su sva uplatna mesta u Srbiji bila zatvorena, i ne samo to, već nije ni bilo sportskih događaja na koja bi se ljudi mogli kladiti, ta otvorena i jasna komunikacija bila nešto što su zaposleni prepoznali i umeli da cene.
Radni dan u toku pandemije
Učesnice panela su razgovarale i o tome koliko se promenio radni dan zaposlenih u toku pandemije. Jelisaveta Obradović je istakla da se sam radni dan nije mnogo izmenio, i sa tim su se složile i druge učesnice, ali da je uvedena veća fleksibilnost. Jelisaveta je rekla da je veliki izazov bilo praćenje mera u skladu sa potrebama posla i mogućnostima zaposlenih, pa je kompanije DM Drogerie tridesetak puta unosila izmene u radno vreme i rad vikendom.
– Za to, kao i za druge promene i podršku, tim ljudskih resursa je preuzeo ulogu internog komunikatora. Bili smo podrška i glavni izvor informacija za sve te mere za back office ali i za zaposlene u više od 100 filijala na teritoriji cele Srbije – rekla je Jelisaveta Obradović. S obzirom da su sve učesnice panela istakle da su zaposleni ljudi sa različitim privatnim obavezama, Jelisaveta je rekla da je razumevanje menadžera i saradnika u okviru timova bilo ključno i da su se obaveze za one koji rade od kuće u odnosu na uobičajene situacije organizovale fleksibilnije. Za zaposlene u back office-u koji nisu striktno vezani kao podrška ljudima u prodajnim objektima funkcioniše i sad fleksibilno radno vreme koje znači da mogu da počnu sa radom u intervalu od 8 do 9 ujutru, te da rade narednih osam sati i da će se taj oblik fleksibilnosti nastaviti uz dogovore u okviru timova.
Borka Mršić iz Boscha je rekla da su u momentu najstrožih mera i kupci i dobavljači bili pogođeni pandemijom te se obim posla smanjio što je uticalo i na to da je manji broj ljudi bio potreban u fabrici pa nije bio prevelik izazov organizovati rad na bezbedan način. Ona je istakla da rad od kuće za back office se nije drastično promenio, ali da je bila potrebna veća fleksibilnost, s obzirom na porodične obaveze zaposlenih.
– Posebno je izazovno raditi od kuće za roditelje čija su deca takođe kod kuće jer kada vide roditelje u domaćem okruženju deca nemaju svest da otac ili majka rade – rekla je ona. To je ujedno i uzela za primer radionica mentalnog zdravlja, jer jedna od tih radionica bila je o tome “kako uspostaviti balans, odnosno šta je mera dobrog zaposlenoog a u isto vreme i dobrog roditelja” – rekla je Borka Mršić.
Šta zaposlenima treba i kako se osećaju
Sonja Bunčić iz Levi9 je takođe istakla da se za njihove zaposlene sam radni dan promenio u skladu sa porodičnim i stambenim okolnostima a da im je kompanija nastojala pružiti podršku kako logističke prirode tako i u skladu sa fokusom na mentalno zdravlje. Osim radionica tu je i individualni pristup psihološkoj podršci za one kojima je to potrebno. Pored čestih, kratkih pulse survey-a i konstantne komunikacije Levi 9 je organizovao i jedno veće istraživanje sentimenta zaposlenih, gde su tražili odgovore na pitanja kako se zaposleni osećaju, da li su zadovoljni podrškom i organizacijom posla kao i da li bi i šta voleli da je menadžment drugačije uradio.
– Pokušavamo da saznamo šta je zaposlenima potrebno, da ponudimo te opcije i da se dalje organizujemo u skladu sa povratnim informacijama – navela je Sonja Bunčić, dodavši da je kompanija Levi9 takođe pitala klijente koliko su oni zadovoljni uslugom koju im pruža.
Sonja Bunčić je istakla i da kada kaže da radi u IT industriji reakcija ljudi je često usmerena na to da je njihovoj firmi bilo lako da pređu na on-line poslovanje, ali da je to samo logistički tako i da je zahtevalo mnogo rada, komunikacije i organizacije da bi procesi i povezanost timova i ljudi bila još bolja u izmenjenim okolnostima.
– Primili smo veliki broj novih kolega i ja, kada im u procesu onboardinga želim dobrodošlicu, to činim zapravo u njihovoj sobi ili kuhinji – rekla je Sonja Bunčić.
Tanju Ikić je interesovalo kakva su iskustva u radu sa on-line timovima i uglavnom se pokazalo da, s obzirom da su ove kompanije već imale programe razvoja zaposlenih i menadžmenta, kao i njihovo osnaživanje u veštinama upravljanja promenama, to im je veoma pomoglo da spremno dočekaju krizu velikih razmera.
Borka Mršić je rekla da se često postavlja pitanje da li su rukovodioci menadžeri ili lideri, i da može sa ponosom da kaže da su se oni u kriznim okolnostima poneli kao lideri.
Sve učesnice su iznele širok spektar aktivnosti kako bi se radilo na jačanju konekcije sa zaposlenima a posebno pomoglo line-menadžerima da vode svoje timove. Marija Božović iz Mozzarta je naglasila da je HR tim u početku dok se timovi nisu videli po mesec, pa I dva meseca, davao mnoge savete, preporuke na koji način komunicirati, i da se veoma dobrim pokazalo što su uveli češće a kraće sastanke, u trajanju od 10 do 15 minuta, umesto dužeg sastanka jednom nedeljno.
Na pitanje koje prakse će zadržati, učesnice panela su istakle da je to intenzivirana komunikacija i povezivanje sa zaposlenima, pre svega. Složile su se i u tome da je veća digitalizacija bila nešto ka čemu su težile njihove kompanije i da je promene u tom smeru pandemija veoma ubrzala te će se neke prakse iz tog domena, koje su se pokazale kao korisne i efikasne, zadržati.
Kao jednu važnu promenu koja je uvedena 2020. godine u kompaniji Mozzart, Marija Božović je istakla prelazak na 38-časovno nedeljno radno vreme.
– Petkom se radi šest sati i to nema uticaja na zaradu zaposlenog, to je praksa koje smo odlučili da se držimo – rekla je Marija Božović.
Mozzart i DM Drogerie idu ka postepenom vraćanju većine radnika u kancelarijski prostor, uz mogućnost fleksibilnosti za šta imaju podršku menadžmenta. Bosch takođe ide ka tom smeru ali više razmatra mogućnost češćeg rada od kuće, dok Levi9 ide u pravcu rada na daljinu, ali sa zadržavanjem svojih kancelarija.
Sonja Bunčić smatra da je rad od kuće za zaposlene u Levi9 odluka koja treba da se donosi na tri nivoa: na nivou samog zaposlenog, da li to želi, pa na nivou kompanije, koji su to događaji i procesi gde kompanija želi da vidi zaposlene u svojim prostorijama, i konačno i najvažnije – na nivou timova, odnosno šta je optimalno za tim i vrstu posla koji zaposleni obavlja.
Redefinisanje HR-a
Na pitanje kako su se promenili timovi ljudskih resursa, Marija Božović je rekla da nema sektora ni industrije na koju događaji iz prethodnih skoro godinu i po dana nisu uticali, te da se to odnosi i na ljudske resurse, koji će sigurno zadržati nove prakse koje su se pokazale efikasnim. Borka Mršić je naglasila da nove tendencije u smislu digitalizacije i jačeg povezivanja sa zaposlenima, kao i brendiranje Boscha kao poslodavca koji je pravo mesto za informatičare i inženjere razvojnih tehnologija, nosi sa sobom izazove koji se ogledaju i u novoj vrsti podrške koju HR pruža. To se vidi i kroz nova radna mesta ili promenjene nazive radnih mesta. Sonja Bunčić iz Levi9 istakla je, uz već rečeno u početku izveštaja, da je, iako je pandemija tragična okolnost, ona na pozornicu postavila ljudske resurse i da su kompanije shvatile važnost ove funkcije, jer sve ih je interesovalo kako se zaposleni osećaju, da su bezbedni, da li su pod stresom, šta im je potrebno da budu efikasniji i povezaniji sa svojim kompanijama.
S obzirom na to da je prepoznata još veća važnost komunikacije, interne i eksterne, sada se u timu ljudskih resursa nalazi više pozicija koje su posvećene komunikaciji, a i samo odeljenje ima više aktivnosti koje su usmerene na povezivanje sa zaposlenima.
