Među pet najuspešnijih HR priča predstavljenih na ovogodišnjoj konferenciji HR Experience, stručni žiri je izabrao i priču „Cultural Architects“ kompanije Umlaut koju su predstavili Jelena Jevrić i Boban Pavlović.
Jelena i Boban su zajedno na podijumu ispričali kako ih je pandemija COVID-19 podstakla da osnaže zaposlene u Umlautu, više se povežu i ojačaju kulturu i identitet kompanije. To su činili kroz interni EB projekat koji se kontinuirano sprovodi od aprila 2020. godine.
– Usled novonastale situacije komunikacija i interakcija sa zaposlenima je morala da dobije novo ruho. Naš moto kroz ceo ovaj period – Fizička distanca bez društvene diskonekcije (Physical distance without social disconnection) živeli smo u praksi i to nam je pomoglo da se još bolje upoznamo i povežemo – rekla je Jelena Jevrić.
Empatija i pripadanje
Projekat “Cultural Architects” sadržao je različite aktivnosti sa ciljem da održimo dobru atmosferu i optimizam u timu, uputimo ljude jedni na druge, razvijajući tehniku rezilijentnosti i stvarajući okruženje empatije i pripadanja, rekli su Boban Pavlović i Jelena Jevrić. Nova uloga HR-a jeste aktivno slušanje kroz koje može da se nauči više o zaposlenom, definišu stvarne iskazane ili neiskazane poteškoće, smanji stres i ohrabri zaposleni, ukaže da su međuzavisnost i poverenje neizostavni deo poslovanja, smatraju u Umlautu. Zbog toga su i oformili tim kulturnih arhitekata kojima je interna komunikacija osnovni fokus za razvijanje kulture kompanije.
Kreirali su, između ostalog, lokalnu intranet stranicu koja sadrži dva glavna odeljka: umlaut ljudi: odeljenja, odbor za zaposlene, novozaposleni, uputstva, upiti, slike i videi i odeljak umlaut kultura: biblioteka, videi sa radionica i predavanja, leksikon, kuhinja, bioskop.
Uz podršku arhitekata kulture, fokusirali su se na transparentnu i čestu komunikaciju, kreirali Teams Home Office grupe, osim poslovnih i zdravstvenih saveta, razmenjivali su i šale i bili podrška za privatne izazove s kojima su se zaposleni suočavali.
– Formalna komunikacija je bitna ali se kroz neformalnu komunikaciju kreiraju emocije – podvukli su Jelena i Boban, nabrojavši aktivnosti kroz koju je projekat povezivao zaposlene.
Pet novih kanala interne komunikacije
Prvo, tu je bila Umlaut radio emisija “Dođi u 5 do 5”, u kojoj je tokom karantina svakog četvrtka u 5 do 5, bio online organizovani program koji se sastojao od priča iz detinjstva, zanimljivih iskustava na poslu, kvizova, igrica itd. Ova emisija je govorila o temama koje mogu interesovati zaposlene ili im pomoći da prebrode nove izazove, pa su u njoj učestvovali i relevantni gosti-predavači, kao vaspitač, psiholog, terapeut, učiteljica.
Druga aktivnost bilo je video obraćanje pod nazivom “Jesi li video – Video?”
– Kako bismo održali vizuelni kontakt u 3D formatu jednom nedeljno je emitovan video u trajanju do 3 minuta, gde su se senior zaposleni uz dozu duhovitosti, koja se u Umlautu smatra važnim delom liderstva, obraćali kolegama i delili razloge koji ih motivišu da rade u kompaniji – objasnio je Boban Pavlović.
Treća aktivnost je bila Sharing is caring – s obzirom da Umlaut, kao ni ostale kompanije, nije bio u mogućnosti da ima žurke i događaje, te smo te budžete preusmerili na poklone “po meri” zaposlenih koje smo isključivo lično dostavljali.
Četvrto su bili Tematski foto konkursi:
– Kako bismo nadomestili neviđanje u open space-u, hodnicima, liftu, na terasi, na pivu posle posla, odlučili smo da pozovemo zaposlene da jednom mesečno, ukoliko žele, pošalju fotografije koje ih asociraju na određenu temu foto konkursa. Sve pristigle fotografije bismo objavili na internom Intranetu a glasanje bi trajalo 2 nedelje. Fotografija sa najviše lajkova bi dobijala nagradu. Cilj nam je bio da održimo vizuelni kontakt i uputimo zaposlene jedne na druge – naveli su Jelena i Boban.
Posebna pažnja je kroz petu aktivnost data novozaposlenima koji su se, kao i njihovi menadžeri i HR, našli u neobičnoj situaciji. Tako je osmišljen “Hello, This is me – Newbie” deo onboarding programa.
– Uz sve mere predostrožnosti i pod maskom trebalo je novozaposlene srdačno dočekati i u prvom danu im preneti širu sliku i dočarati kulturu koju živimo. Nakon toga smo mogli da se oslanjamo samo na online komunikaciju. Kako bismo sve obavestili o novim kolegama, prvog dana smo vrlo iskreno i prijateljski razgovarali i zamolili nove kolege da nam napišu nekoliko rečenica o sebi i pošalju svoju fotografiju a to bismo na kraju svakog meseca slali u okviru Newslettera uz sve ostale vesti, preporuke i savete. Održavali smo online komunikaciju redovno, uveli povratne informacije od strane novozaposlenih ka nama na svakih par nedelja. Zamolili bismo ih da u paru sa bilo kojim novim kolegom snime video u trajanju od par minuta i na način koji njima odgovara predstave sebe. Cilj nam je bio da kolege podsetimo na novozaposlene, da pošaljemo poruku da rastemo i da smo stabilni i da ih pozovemo da se međusobnobolje upoznaju kroz – Online Coffee Corner – objasnili su Jelena Jevrić i Boban Pavlović.
Učinkovitost projekta su pratili brojem lajkova na Intranetu, brojem pristiglih fotografija na foto-konkursu, kao I brojem pregleda videa, statistika aktivnosti kroz MS Teams grupu, komentara na postovima, učesnika u online emisijama.
Jelena i Boban zaključuju da nije uvek sve bilo merljivo kroz ključne indikatore učinka, ali podaci koje prate kroz on-line aktivnosti, formalno i neformalno istraživanje pulsa zaposlenih i ukupno zadovoljstvo poslom, govore u prilog uspeha njihovog projekta kulturnih arhitekata.
